Assistant(e) du pôle Ressources de la collectivité

Missions du poste

Assurer le suivi administratif des différents services du pôle (ressources humaines, affaires juridiques, finances, service technique, numérique).

Accueil physique occasionnel et téléphonique des usagers et agents.

Activités du poste

Volet accueil des usagers et des agents :

Accueil du public occasionnel, accueil téléphonique : répondre aux demandes et attentes en toute confidentialité,
Orientation des personnes vers le service concerné,
Recensement des différentes informations, puis distribution.

Volet administratif :

Gestion du courrier : réception et distribution en respectant les règles de confidentialité,
Gestion de l’absentéisme des agents : saisie sur le logiciel des absences et des heures supplémentaires, prise de rendez-vous auprès de la médecine du travail, mise à jour du fichier récapitulatif des visites médicales des agents,
Gestion de la délivrance des médailles du travail,
Gestion des décharges syndicales des agents,
Gestion des ordres de mission annuels, en collaboration avec l’agent chargé des formations,
Gestion des déclarations auprès des assureurs de la collectivité,
Rédaction de courriers (ex : réponses à doléances, prêt de matériel, réponses aux DICT, réponses aux candidats aux marchés publics de la collectivité…),
Rédaction de documents administratifs (ex : permis de stationnement, permissions de voirie, arrêtés de placement en congé maladie…).

Description du candidat

Niveau requis : BAC

Compétences nécessaires : aisance relationnelle – sens des relations humaines, réactivité dans l’exécution des missions confiées.

Compétences techniques : bonne connaissance des activités des différents services d’une collectivité, savoir utiliser l’outil informatique et les logiciels RH.

Compétences relationnelles : disponibilité – écoute – conseils et orientation